Un programme sur mesure conçu pour vous

Tourisme Montréal (l’Office des congrès et du tourisme du grand Montréal), en collaboration avec ses partenaires, a lancé un programme conçu pour aider les acteurs locaux des milieux universitaire, de la recherche et des affaires à solliciter des réunions et des congrès internationaux* à Montréal.

 

VOLET I : MISE EN CANDIDATURE

a) Accès aux services d'un consultant professionnel pour la préparation du plan d'affaires et une première approche budgétaire (jusqu'à 5 heures de consultation – valeur maximale de 500 $).

b) Préparation du cahier de candidature.

c) Présentation de la candidature (transport en classe économique, hébergement et indemnité journalière pour un maximum de 5 jours).

d) Accueil du comité directeur ou du conseil d'administration d'une association (hébergement pour 1 ou 2 nuits, salles de réunion, 1 cocktail, 1 dîner).

e) Accueil des personnes responsables de l'évaluation d'une candidature (transport en classe économique, hébergement et repas).

 

VOLET II : PRÉPARATION DE L'ÉVÉNEMENT

a) Accès aux services d'un consultant professionnel pour la préparation de l'événement (jusqu'à 10 heures de consultation – valeur maximale de 1 000 $).

b) Assistance financière
Tourisme Montréal offrira une avance de fonds au comité local qui pourra être convertie en allocation de recherche à la fin de l’événement. Le montant de cette avance sera déterminé en fonction du nombre de délégués attendus et du plan d’affaires déposé. De manière générale, la grille suivante s’appliquera :

1. Entre 250 et 349 délégués : 3 500 $
2. Entre 350 et 499 délégués : 7 000 $
3. Entre 500 et 599 délégués : 8 500 $
4. Entre 600 et 699 délégués : 9 500 $
5. Entre 700 et 849 délégués : 12 000 $
6. Plus de 850 délégués : 13 500 $

Le paiement de cette avance de fonds pourra être effectué 6 mois avant le début de l’événement, après évaluation du dossier. Cette avance restera acquise au comité local.

Pour les utilisateurs du Palais des congrès, du financement au moyen d’un Fonds commun Tourisme Montréal/Palais des congrès pourra être obtenu afin de couvrir certains frais liés à la tenue de l’événement (ex. : location de salles, service de navette, contribution à une réception, production d’une vidéo promotionnelle, soutien aux délégués de pays en voie de développement, etc.).

c) Assurances
Tourisme Montréal a négocié avec son courtier d’assurances, Essor, une assurance annulation d’événement afin de ne pas engager la responsabilité financière du champion local et du comité organisateur en cas d’annulation totale de l’événement. Ce service sera offert aux organisations ne travaillant pas avec des organisateurs professionnels de congrès, car ces derniers offrent ce type de protection.

d) Services aux congrès
L'équipe des Services aux congrès accompagnera le comité organisateur jusqu'à la conclusion du congrès. Entre autres, elle :

• travaillera avec votre équipe à la préparation de l'événement;

• vous fournira l'accès à des banques de photos et de textes;

• vous proposera la création d'un microsite;

• vous fournira des recommandations en matière de sites événementiels, de restaurants, d'hébergement, etc.

 

VOLET III : CONCLUSION DE L'ÉVÉNEMENT

Tourisme Montréal versera au comité organisateur 30 $ par délégué inscrit provenant de l'extérieur du Québec ou 10 $ par nuitée réservée et payée dans un hôtel choisi par le comité organisateur, le tout sous réserve du dépôt, par le comité organisateur, d'un audit du nombre de délégués inscrits et de leur provenance, ou par les hôtels, du nombre de nuitées enregistrées dans leur établissement pour cet événement.


Êtes-vous admissible à une aide dans le cadre de ce programme?


*Événements organisés sur une base régulière (annuelle, bisannuelle, triennale), avec une rotation d'au moins trois pays, et dont 50 % des participants proviennent de pays étrangers. Le programme s'applique uniquement aux événements en sollicitation.